ORGANISATION DE CONGRÈS
Partenaire engagé à vos côtés, l’agence Pulsar Events vous propose un large choix de solutions pour gérer les différentes étapes de votre évènement !
organisateur professionnel de congrès (PCO)
Comment puis-je verrouiller mon budget ? Y-a-t-il de la TVA sur mes inscriptions ? Quel traiteur choisir ? Comment valoriser mes sponsors ?
Les interrogations sont nombreuses et nous sommes là pour y répondre !
Notre équipe est à votre écoute et vous accompagne de A à Z. De la conception à la mise en œuvre opérationnelle de votre projet, nous nous mobilisons à vos côtés pour créer un évènement à la hauteur de vos attentes.
Une candidature en vue ? Nous nous associons au comité d’organisation locale
pour le montage du dossier : présentation de la ville d’accueil et de ses atouts,
mise en valeur des points forts, aide au montage du budget, etc.
Votre évènement est unique et votre fonctionnement interne spécifique, c’est pourquoi notre accompagnement est modulable. Notre intervention peut être partielle ou totale selon vos besoins.
NOs services
Coordination générale
Conseil, gestion de projet et gestion financière
Gestion des achats
Sélection de prestataires qualifiés
Secrétariat scientifique
Gestion des soumissions et élaboration du programme
Dossiers participants
Gestion des inscriptions, secrétariat des invités et hébergement
Sponsoring & exposition
Recherche de partenaires, gestion administrative et organisation de l’exposition
Promotion, communication & relations presse
Coordination logistique & régie
Préparation en amont et encadrement sur place
Congrès virtuel & hybride
Un évènement, plusieurs formats possibles
COORDINATION Générale
Conseil et gestion de projet
- Analyse et définition des besoins
- Élaboration du cahier des charges général
- Préconisation et suivi budgétaire
- Mise en place du rétroplanning
- Élaboration de dossiers de candidature
- Organisation des réunions de suivi avec le Comité d’Organisation
- Post-événement : débriefing et préconisations pour l’édition suivante
Gestion financière
- Ouverture d’un compte bancaire dédié au congrès
- Suivi des recettes et des dépenses
- Bilan comptable
Gestion des achats
Sélection du lieu
- Définition du cahier des charges et des critères de sélection
- Recherche et préconisations
- Réception des offres et présentation au Comité d’Organisation
- Négociation, contractualisation et suivi administratif
Sélection des fournisseurs
- Rédaction des cahiers des charges de chaque prestation
- Appels d’offre : sélection, négociation, contractualisation
- Prestations concernées : restauration, audiovisuel, transports, signalétique, sécurité, etc.
Secrétariat scientifique
- Conseil et accompagnement du Comité Scientifique : expression des besoins, cahier des charges
- Configuration du module de soumission en ligne
- Assistance aux auteurs, accompagnement des relecteurs, envoi des acceptations, etc.
- Suivi des évaluations et relances relecteurs
- Gestion des résultats : envoi des acceptations et des modalités de présentation
- Création de l’abstract book et impression
- Gestion du programme scientifique en collaboration avec le Comité Scientifique
- Gestion et accueil des conférenciers sur site
DOSSIERS PARTICIPANTS
Service aux invités
- Mise en place d’un secrétariat dédié
- Élaboration des conditions de prise en charge avec le Comité d’Organisation
- Correspondance et accompagnement personnalisés
- Remboursements de frais (transport, hôtel, hébergement)
- Accueil dédié sur place
Gestion des inscriptions
- Élaboration du cahier des charges et préconisations
- Configuration du module d’inscription en ligne 100% sécurisée
- Secrétariat et gestion administrative : envoi des factures, gestion des bons de commande, relance des impayés et gestion des demandes de lettre d’invitation pour obtention des visas
- Post-congrès : relances et clôture, statistique, bilan des inscriptions, enquête de satisfaction
Accueil
- Préparation et organisation logistique
- Gestion du bureau des inscriptions (inscriptions sur place, impayés)
- Management des équipes (bénévoles, doctorants, hôtesses)
- Remise du matériel congressiste (badges, sacoches, etc.)
SPONSORING & EXPOSITION
Recherche et commercialisation
- Identification des partenaires potentiels
- Diffusion du dossier de sponsoring, relance téléphonique, négociation et formalisation des engagements
- Aide au montage des demandes de subventions
Gestion administrative
- Définition de l’offre
- Mise en place d’un secrétariat dédié
- Facturation, contractualisation, relance et suivi des encaissements
- Reporting financier et bilan post-évènement
Organisation logistique
- Conception du dossier technique exposant
- Gestion logistique : implantation, livraisons, montage, démontage, sécurité
- Suivi personnalisé et assistance avant, pendant et après le congrès
- Organisation de l’exposition posters
- Régie le jour de l’évènement
Promotion, communication & relations presse
Édition
- Création de l’identité visuelle et du logo
- Conception et création des supports de communication : bannière, affiches, flyers, kakémonos, signalétique, etc.
- Réalisation des documents du congrès : offre de sponsoring, recueil des résumés, programme
- Badges
- Impressions
Communication digitale
- Création du site internet
- Programme dynamique
- Application mobile
Promotion
- Campagnes d’E-mailings
- Réseaux sociaux
- Relations presse
- Objets promotionnels
coordination logistique & Régie
Coordination en amont de l’ensemble des prestataires
- Suivi et préparation en amont de leur intervention
- Repérage des lieux et vérifications techniques
- Rôle d’interface avec le lieu du congrès et ses prestataires internes
Régie et encadrement pendant la manifestation
- Management des équipes d’accueil
- Encadrement de l’ensemble des prestataires
CONGRès virtuel & hybride
- Étude de votre cahier des charges et préconisations
- Validation du format
- Mise en place du retroplanning
- Paramétrage de la solution digitale
- Accompagnement et assistance aux conférenciers
- Secrétariat dédié : consignes, bonnes pratiques, accès, assistance
- Réception des contenus et vérifications pour diffusion
- Planification des sessions selon programme (replay, live, exposition posters)
- Gestion du streaming et de la captation
- Coordination technique